Wdrożenie PPK krok po kroku

Zanim przystąpimy do pierwszego formalnego kroku tworzenia PPK w organizacji, warto wyznaczyć osoby lub grupę osób, które będą nadzorowały poszczególne etapy tworzenia PPK. Pomocne mogą być w tym nastepujące materiały:

Checklista – plan działań w firmach zatrudniających 1-19 pracowników	Checklista – plan działań w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych

Terminy realizacji poszczególnych etapów opisujemy poniżej:

Umowę o zarządzanie PPK z PKO TFI zawiera się w formie online. Pracodawca wyznacza pełnomocnika do zawarcia umowy, w formie pełnomocnictwa podpisanego przez reprezentację podmiotu zatrudniającego lub odpowiedniej uchwały.

Umowę możesz zawrzeć tutaj 

W ramach umowy o zarządzanie PPK znajdują się zapisy wynikające z Ustawy o PPK, która bardzo szczegółowo opisuje obowiązki stron umowy (pracodawcy i instytucji finansowej) oraz zapisy regulacji RODO związane z udostępnieniem aplikacji do obsługi PPK.

Integralną częścią Umowy o zarządzanie PPK jest Regulamin Funduszu, w którym są opisane kwestie operacyjne oraz tryb rozwiązania umowy - można to zrobić w dowolnym momencie (art.24)

	Wzór umowy o zarządzanie PPK (wraz z regulaminem)
	Zawarcie umowy o zarządzanie PPK w pigułce - opis procesu

Po podpisaniu umowy o zarządzanie PPK, osobie wskazanej w umowie, przekażemy link do aplikacji obsługującej PPK (Aplikacja iPPK) oraz uaktywnimy dostęp.

Za pośrednictwem Aplikacji iPPK będzie można m.in. zarejestrować pracowników, przekazywać informację o składkach, przyjmować zlecenia określone w ustawie, do których przyjmowania upoważniony jest pracodawca.

Instruktaż - Pierwsze kroki i logowanie do Aplikacji iPPK

Poniżej prezentujemy film pokazujący najważniejsze funkcjonalności aplikacji.

Dzwoniąc na infolinię można zamówić wersję testową aplikacji i zapoznać się z jej funkcjonalnoścami przed rozpoczęciem wdrożenia PPK.

Procesy związane z utworzeniem i obsługą PPK w ramach aplikacji iPPK znajdziecie Państwo w poniższych materiałach:

Przygotowując się do wdrożenia PPK należy sprawdzić, czy system kadrowo-płacowy w Państwa organizacji jest dostosowany do obsługi PPK:

• przede wszystkim, czy dostawca systemu dodał do niego nowe składniki naliczania wynagrodzenia: wpłaty do PPK (podstawowa i dodatkowa pracodawcy oraz podstawowa i dodatkowa pracownika) oraz
• czy z systemu istnieje możliwość generowania raportów, które będzie można zaimportować do aplikacji obsługującej PPK, udostępnionej przez PKO TFI.

Jeżeli nie, należy skontaktować się z producentem systemu kadrowo-płacowego i poprosić o jego dostosowanie do obsługi PPK w związku ze zmianami przepisów.

Większość systemów kadrowo-płacowych zostało dostosowanych do wymiany plików z instytucjami finansowymi prowadzącymi PPK w zakresie i formacie wypracowanym przez Grupę Roboczą ds. PPK. W ramach tej nieformalnej grupy obradowali wybrani producenci systemów kadrowo-płacowych, instytucje finansowe i agenci transferowi, a wśród nich PKO TFI.

Szczegółowy zakres i formaty danych w raportach są opisane w Poradniku – wdrożenia PPK krok po kroku:

• zakres i formaty danych w standardzie iPPK

• zakres i formaty danych w standardzie Grupy Roboczej

Dokumentacja API

Pracodawca powinien poinformować wszystkich pracowników o warunkach prowadzania PPK oraz zasadach i terminach rejestracji do PPK.

Poniżej załączamy materiały informacyjne do wykorzystania w procesie komunikacji:

Wzór komunikatu o PPK do pracowników Ulotka o PPK Plakat o  PPK Prezentacja o PPK dla pracowników Wniosek osoby, która ukończyła 55 lat, a nie ukończyła 70 lat, o zawarcie umowy o prowadzenie PPK na jej rzecz

 Webcast – nasi eksperci opowiadają o korzyściach z PPK (materiał dla pracowników)

Na bazie odpowiedzi pracowników na komunikację dotyczącą PPK, pracodawca przygotowuje listę pracowników, którzy mogą i chcą przystąpić do PPK, a ich staż pracy wynosi minimum 3 miesiące. Taką listę trzeba przygotować w formie raportu w uzgodnionym z PKO TFI standardzie, o którym jest mowa w rozdziale „Przygotowanie systemu kadrowo-płacowego pod kątem PPK”, a następnie wczytać ją do Aplikacji iPPK, w terminie określonym w Ustawie o PPK.

Wczytanie listy pracowników rejestrowanych do PPK będzie automatycznym zawarciem przez pracodawcę w imieniu i na rzecz pracowników umowy o prowadzenie PPK.

Z aplikacji będzie można pobrać zawartą umowę w formie PDF z aktualnym załącznikiem zarejestrowanych do PPK pracowników. Umowa nie wymaga podpisu stron.

Instrukcja – w sposób interaktywny możesz przejść przez proces rejestracji pracowników, w zależności od wybranego standardu raportu

• raport w standardzie iPPK
• raport w standardzie Grupy Roboczej (xml)

Wpłaty do PPK pracodawca nalicza dla osób, które zostały zarejestrowane do PPK i nie zgłosiły rezygnacji. Są one naliczane w systemie kadrowo-placowym od każdego rodzaju wynagrodzenia, które stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w miesiącu. Pierwsze wynagrodzenie naliczane po zarejestrowaniu pracowników do PPK powinno już uwzględniać wpłaty do PPK. Wpłaty do PPK są przekazywane nie później niż do 15 dnia miesiąca po miesiącu ich naliczenia.

Jak naliczyć i odprowadzić wpłaty do PPK?

• Webcast – nasz ekspert przeprowadzi Cię przez proces naliczania wpłat do PPK.

• Instrukcja – w sposób interaktywny możesz przejść przez proces naliczania wpłat do PPK, w zależności od wybranego standardu raportu:

          - raport w standardzie iPPK

          - raport w standardzie Grupy Roboczej (xml)

Obsługa PPK jest realizowana na dwóch płaszczyznach. Część dyspozycji może być składanych przez pracowników wyłącznie za pośrednictwem pracodawcy. Ustawa określa, że są to:

• ustanowienie / zmiana wpłaty dodatkowej pracownika,
• obniżenie /zmiana składki podstawowej pracownika,
• wypłata transferowa.  

Wszystkie te dyspozycje są obsługiwane w ramach Aplikacji iPPK. Jak obsłużyć powyższe dyspozycje oraz zrealizować proces anonimizacji danych lub wprowadzić korekty w Aplikacji iPPK?

Wszystkie odpowiedzi znajdują sie poniższym webcaście:

Pozostałe dyspozycje są składane przez pracowników bezpośrednio do PKO TFI, za pośrednictwem serwisu internetowego i-Fundusze.pl albo w dowolnym oddziale PKO Banku Polskiego.

Dostęp i funkcjonalności serwisu i-Fundusze.pl	Lista około 1000 oddziałów PKO Banku Polskiego umożliwiających obsługę PPK
Sprawdź	Sprawdź

Dotyczy to m.in.:

• zmiany alokacji wpłat między subfunduszami,
• aktualizacja danych osobowych uczestnika,
• wskazania/zmiany osób uposażonych,
• dyspozycji finansowych (w tym: wypłaty, zwrot).

Uczestnicy PPK mogą również aktywować dostęp do swojego rachunku PPK za pośrednictwem iPKO serwisu PKO Banku Polskiego. iPKO umożliwia sprawdzenie salda oraz historii zleceń. Z tej funkcjonalności mogą skorzystać zarówno klienci PKO Banku Polskiego, jak również osoby, które nie są klientami PKO Banku Polskiego.

Zachęcamy do kontaktu z doradcami PKO Banku Polskiego oraz naszą infolinią. Na wszystkie Państwa pytania i wątpliwości odpowiedzą nasi eksperci. Pomożemy i przeprowadzimy Państwa organizację przez wszystkie procesy związane z utworzeniem i obsługą PPK.

Numer infolinii dla pracodawców: +48 22 539 23 57 Zapraszamy do poniedziałku do piątku, w godzinach od 8:00 do 17:00